Responsabilidad tributaria de los administradores: riesgos con Hacienda.

El concepto de derivación de responsabilidad tributaria de los administradores es tan desconocido como contraintuitivo. Tú eres tú, y tu sociedad es tu sociedad, así te lo han explicado siempre. Tú tienes tu DNI, y tu sociedad tiene su NIF. Cada uno paga sus impuestos, tú el IRPF, tu sociedad el Impuesto sobre Sociedades y el IVA al trimestre.

Y si te dijésemos que, si tu sociedad no paga el Impuesto sobre Sociedades, la retenciones del IRPF o el IVA, serás tú quien pague estos impuestos.

Sí, así es, como administrador/a puedes ser responsable de las deudas tributarias de tu sociedad. Así, de sencillo. Así, son las cosas.

Si eres administrador/a de una empresa, debes saber que tu responsabilidad tributaria puede afectarte directamente a nivel personal. Sí, a ti.

Tú eres quien toma las decisiones estratégicas para el negocio, tú eres la persona obligada a garantizar que la sociedad cumple con Hacienda y paga sus impuestos. Si Hacienda detecta irregularidades, podrías enfrentarte a sanciones y verte obligado a pagar las deudas de la empresa de tu propio bolsillo.

En este artículo te explicamos en detalle en qué consiste tu responsabilidad fiscal como administrador o administradora, en qué casos Hacienda puede exigirte el pago de deudas de tu empresa y, lo más importante, qué puedes hacer para protegerte de multas, sanciones y deudas con Hacienda.

Para adquirir una visión más general sobre este tema de la responsabilidad tributaria, te recomendamos leer nuestro artículo sobre qué es la derivación de responsabilidad tributaria y cómo te afecta.

¿Qué dice la ley sobre la responsabilidad tributaria de los administradores?

Como administrador de una empresa, la Ley General Tributaria (LGT) te afecta directamente. La LGT establece en qué casos Hacienda puede exigirte el pago de deudas fiscales de tu empresa.

La Ley distingue entre derivación de responsabilidad solidaria y subsidiaria, dos conceptos clave que determinan de qué forma y cuándo podrías verte obligado a responder con tu propio patrimonio.

Como administrador o administradora lo habitual es que Hacienda te haga responsable subsidiario (art. 43.a) y b) LGT —causas de derivación solo para personas que administren):

🔹Si tu sociedad ha cometido una infracción tributaria —le han puesto una sanción— y tú no has puesto todo de tu parte para que la sociedad cumpliese las normas tributarias, hubieses consentido que los trabajadores de la empresa incumplan las leyes fiscales, o hubieses llegado a acuerdos que posibilitan la infracción.

🔹Cuando la sociedad ha cesado en su actividad y tiene deudas pendientes con Hacienda, siempre que no hubieses hecho lo necesario para pagar o hubieses llegado a acuerdo o tomado medidas que provocan el impago de las deudas tributarias.

En el caso de derivación de responsabilidad al/la administrador/a por cese de la actividad, la responsabilidad será siempre subsidiaria.

Y es frecuente que te consideren responsable solidario (art. 42.a) LGT —causa de derivación de responsabilidad para personas administradoras o no):

🔹 Cuando seas causante o colabores activamente en la comisión de la infracción. Ten en cuenta que en la práctica se entiende cometida una infracción si a la sociedad le ponen una sanción.

Por tanto, siempre que le pongan un sanción o multa fiscal a la sociedad, tú puedes ser responsable. Y serás responsable solidario o subsidiario dependiendo de si la sanción se cometió con dolo o simple negligencia o falta de diligencia debida.

En el caso de falta de diligencia, Hacienda lo llevará por responsabilidad subsidiaria (art. 43.1.a) LGT).

En el caso de dolo —por ejemplo facturas falsas— la responsabilidad será solidaria (art. 42.1.a) LGT), salvo, por ejemplo, que el dolo recaiga en un trabajador de la empresa —que no seas tú— y pruebes que a ti solo te ha faltado diligencia, caso en el que la responsabilidad sería también responsabilidad subsidiaria (art. 43.1.a) LGT).

En resumen, que si a la sociedad le cae una sanción, a ti te caerá responsabilidad, solidaria o subsidiaria. Ahora veremos qué diferencias hay.

Así lo explica el Tribunal Económico-Administrativo Central, Sección Vocalía de recaudación, Resolución de 22 Nov. 2018, Rec. 5190/2016:

«Es decir, que la diferencia entre ambos tipo de responsabilidad, a parte del elemento personal (administrador o no), deriva de que en el supuesto del artículo 42.1.a) de la LGT existe una participación activa del declarado responsable en la comisión de las infracciones, mientras que en el supuesto del artículo 43.1.a) de la LGT la responsabilidad tributaria deriva de una dejación de funciones del administrador, la mayor de veces negligente, y que posibilita la comisión de tales infracciones por la entidad administrada, como se refleja en el siguiente cuadro. Por tanto, la diferencia de los citados supuestos de declaración de responsabilidad no se fundamenta en la calificación de las infracciones tributarias cometidas: muy graves, graves y leves, limitándose erróneamente el primer supuesto a las infracciones muy graves, sino en función de si el interesado ha participado o no activamente en la comisión de las infracciones tributarias y de una manera intencionada (primer supuesto), y dejación de funciones como administrador -al menos negligente- (segundo supuesto). Por tanto, la diferencia se encuentra en el elemento objetivo del «tipo» (de responsabilidad), participación activa en el supuesto de responsabilidad solidaria, dejación de funciones en la responsabilidad subsidiaria, como en el elemento subjetivo: intencionalidad en el primer caso, al menos negligencia en el segundo. No obstante, la Doctrina de esta Sala es que, en el caso de la participación directa en la comisión de infracciones tributarias muy graves, como pueden ser las derivadas de la utilización de facturas falsas o falseadas, ese elemento intencional esta mucho más acentuado y es más fácilmente constatable. Pero de eso, no puede derivarse que la responsabilidad tributaria prevista en el artículo 42.1.a) de la LGT se circunscribe a los supuestos de infracciones tributarias muy graves».

Además, incluso si ya no eres administrador, podrías recibir una reclamación si Hacienda detecta que tu gestión provocó el impago de tributos. DEJAR EL CARGO NO TE EXIME DE RESPONSABILIDAD si ha habido irregularidades mientras eras administrador.

Ahora que tienes claro en qué situaciones puedes verte afectado, veamos para los diferentes tipos de responsabilidad cómo puede actuar Hacienda en cada caso.

Aquí te explicamos cómo enfocar una derivación de responsabilidad de Hacienda cuando has recibido una notificación de Hacienda en la que te hacen responsable de una deuda. Es decir, cuando Hacienda te deriva responsabilidad.

Responsabilidad solidaria y subsidiaria: diferencias clave y cuándo se aplican.

Si la empresa tiene deudas con Hacienda, es posible que acaben reclamándotelas a ti como administrador/a. La Ley General Tributaria (LGT) establece dos tipos de responsabilidad: solidaria y subsidiaria. La diferencia entre ambas es clave, porque determina cuándo y cómo Hacienda puede exigirte el pago.

Responsabilidad solidaria:
pagas como si la deuda fuera tuya.

Cuando Hacienda te considera responsable solidario, puede exigirte la deuda de forma inmediata, sin necesidad de intentar cobrar primero a la empresa. Es decir, te trata como si la deuda fuera directamente tuya.

En cualquiera de estos casos, Hacienda puede embargar tus bienes sin necesidad de demostrar que es insolvente la empresa que generó la deuda con Hacienda y no pagó los impuestos.

Responsabilidad subsidiaria:
respondes solo si la empresa no paga.

En este caso, Hacienda intenta primero cobrar a la empresa. Solo si no lo consigue, podrá exigírtelo a ti como administrador. Esto significa que hay una barrera de protección, pero si has actuado con negligencia, Hacienda puede romperla fácilmente.

A diferencia de la responsabilidad solidaria, aquí Hacienda debe demostrar que hubo negligencia en tu actuación. No hace falta que lo hayas hecho con mala intención ni adrede.

¿Cómo te notificará Hacienda?

Cuando Hacienda decide derivarte una deuda, te enviará una notificación oficial de derivación de responsabilidad. Con esta comunicación inicial, tienes derecho a presentar alegaciones y pruebas para defenderte.

Y recuerda: en algunos casos, Hacienda intenta derivarte deudas incluso cuando han prescrito. Descubre si este es tu caso: #3 casos de deuda prescrita en la derivación de responsabilidad.

Obligaciones fiscales de los administradores para evitar sanciones.

Cuando eres administrador, la gestión fiscal es tu responsabilidad: responsabilidad tributaria de los administradores. Aunque tengas asesoría o departamento de contabilidad, tú sigues siendo el responsable ante Hacienda. 

Cuando la empresa incumple sus obligaciones tributarias y no paga la deuda, tú, administrador o administradora, de una forma u otra, terminarás pagando la deudas de las sociedad «de tu bolsillo».

Declara y paga los impuestos a tiempo.

Como administrador, asegúrate de que la empresa presenta sus impuestos dentro de los plazos legales. Esto incluye:

IVA: Debe presentarse cada trimestre (o mes a mes si superas ciertos umbrales).

Impuesto sobre Sociedades: Se liquida anualmente.

Retenciones de IRPF: Si tienes empleados o pagas a profesionales, debes retener e ingresar sus impuestos.

IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas): Si la empresa no está exenta, también tendrás que gestionarlo.

Cuidado con declarar sin pagar. Si presentas la declaración y sale a pagar, pero no ingresas el importe correspondiente, Hacienda puede derivarte la deuda.

Lleva una contabilidad clara y ordenada.

Una contabilidad ordenada puede ser tu mejor amiga en caso de una inspección fiscal a tu sociedad. Para estar protegido:

• Registra correctamente todas las operaciones económicas de la empresa.
• Guarda las facturas y justificantes durante al menos 4 años (o más si hay compensaciones de pérdidas de años anteriores).
• Lleva bien la contabilidad y que sea tu mejor carta de presentación con Hacienda.

Responde siempre a los requerimientos de Hacienda.

Cuando Hacienda te solicita documentación o información, como administrador responde dentro de los plazos establecidos. Ignorar los requerimientos o retrasarte puede derivar en sanciones de decenas de miles de euros para la sociedad e incluso acabar en la ampliación de plazos para la Inspección.

Y cada sanción a la sociedad es una oportunidad para derivarte a ti responsabilidad como administrador/a.

Cuando la empresa está siendo inspeccionada, como administrador/a sé diligente en la aportación de documentos y asegúrate de que cumples las instrucciones de la Agencia Tributaria.

Una retirada a tiempo es una victoria.

Si la empresa tiene deudas con Hacienda, actúa antes de que sea tarde y Hacienda te derive responsabilidad.

Si ves que la empresa tiene dificultades para pagar impuestos, toma una decisión. «No tomar ninguna decisión es también una decisión». Esperar sin más y sin que tengas una estrategia clara y sólida solo empeorará la situación y aumentará las probabilidades de que Hacienda acabe reclamándote la deuda a título personal.

¿Qué puedes hacer?

• Solicita un aplazamiento o fraccionamiento antes de que venza el plazo y cumple con los fraccionamientos. O recurre y solicita la suspensión. En muchas ocasiones deberás ofrecer garantía de la deuda: el aval bancario es el preferido de Hacienda.
• Declara concurso de acreedores o disuelve la sociedad si es tu obligación como administrador/a.

Cuando acumulas deudas fiscales en la sociedad, Hacienda podrá considerarte responsable y embargar tus bienes personales.

Sanciones y consecuencias de la responsabilidad tributaria de los administradores.

Si, como administrador/a, permites que tu empresa acumule deudas con Hacienda o la sociedad incumple sus obligaciones fiscales, puedes enfrentarte a sanciones graves por derivaciones de responsabilidad. 

Estas pueden ir desde multas y embargos hasta, en los casos más extremos, penas de prisión. Todo dependerá de la gravedad del incumplimiento y de si Hacienda considera que actuaste con negligencia o dolo.

Embargo de bienes: cuando Hacienda va a por tu patrimonio.

Cuando la sociedad no paga sus impuestos y Hacienda decide derivarte la deuda: también podrán embargarte tus bienes personales.

Este es el procedimiento habitual:

1️⃣ Hacienda intenta cobrar la deuda a la empresa.
2️⃣ Si no lo consigue, emite un acuerdo de derivación de responsabilidad a tu nombre.
3️⃣ Si no pagas, aplazas o suspendes, la Agencia Tributaria puede embargar tu sueldo, cuentas bancarias, vivienda o cualquier otro bien a tu nombre.

Cuando recibes una notificación de derivación de responsabilidad, es el momento de actuar. Aquí puedes acceder a nuestro servicio para ayudarte a presentar alegaciones: Haz alegaciones en la derivación de responsabilidad.

Delito fiscal: cuándo un administrador puede acabar en prisión.

Si la deuda con Hacienda es superior a 120.000 euros por impuesto y ejercicio, el asunto deja de ser solo económico y pasa al terreno penal. En este caso, puedes enfrentarte a:

• Pena de prisión.
• Multas de varias veces la cantidad defraudada, lo que puede implicar sumas millonarias.

Situaciones en las que un administrador puede ser responsable y cómo actuar.

No siempre que la empresa tiene deudas con Hacienda vas a responder con tu propio patrimonio. Puedes defenderte, alegar y recurrir.

Si la empresa no paga impuestos, Hacienda puede ir a por ti.

Si la empresa deja de pagar el IVA, el Impuesto sobre Sociedades o las retenciones de IRPF, Hacienda intentará primero cobrarlos directamente a la sociedad. Pero si la empresa no tiene liquidez o ha desaparecido, analizarán tu papel en la gestión.

Si consideran que actuaste con negligencia o dolo, pueden exigirte la deuda a título personal.

Si la empresa declaró los impuestos, pero no los pagó, también Hacienda puede verte como responsable y derivarte la responsabilidad del pago de la deuda.

Cómo actuar: Alega, recurre, defiéndete.

Cerrar la empresa con deudas por impuestos.

Cuando la sociedad cesa en la actividad y tiene deudas con Hacienda o en el futuro se comprueba a la sociedad y se concluye que no pagó todos sus impuestos, Hacienda puede reclamártelas a título personal. 

Cómo protegerse frente a la responsabilidad tributaria como administrador.

Defensa ante derivaciones de responsabilidad.

Cuando recibas una primera notificación de Hacienda en la que te hacen responsable de una deuda de la empresa, tienes derecho a presentar alegaciones para evitar el pago. 

La derivación no es automática. Muchas veces, Hacienda comete errores o no prueba correctamente tu responsabilidad.

Qué hacer si recibes una notificación de derivación de responsabilidad:

• Revisa el acuerdo de derivación y busca errores o inconsistencias.
• Aporta pruebas de que actuaste correctamente y no cometiste ninguna irregularidad.
• Consulta con un abogado fiscalista especializado para que te ayude a defenderte.

Para saber más sobre cómo enfrentarte a una reclamación de Hacienda, aquí te explicamos cómo enfocar una derivación de responsabilidad de Hacienda: «Cómo enfocar una derivación de responsabilidad de Hacienda».

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Vídeo SOBRE RESPONSABILIDAD TRIBUTARIA DE LOS ADMINISTRADORES CON HACIENDA
y todo lo que necesitas saber.

Aquí te compartimos un vídeo con la información necesaria para saber qué hacer si Hacienda te deriva responsabilidad como administrador.