Motivos comunes por los que Hacienda inspecciona tu empresa.

Conocer los motivos comunes por los que Hacienda inspecciona tu empresa es algo que a ti y a todos nos interesa saber.

Como empresario o autónomo, probablemente has sentido alguna vez el temor de recibir una notificación de Hacienda anunciando una inspección. 

Es una situación que puede parecer intimidante, pero conocer las razones más habituales por las que Hacienda puede inspeccionar tu empresa te ayudará a estar mejor preparado y también te permitirá protegerte de errores que puedan atraer la atención de la Agencia Tributaria.

A continuación, exploramos en profundidad los casos más comunes y cómo puedes prevenir problemas en cada uno.

Ya sabes el dicho: «hombre prevenido vale por dos».

¿Qué es una inspección de Hacienda?

Una inspección de Hacienda es el procedimiento por el que la Agencia Tributaria revisa tus cuentas bancarias, tus facturas, tus operaciones y tu contabilidad, en teoría, para asegurarse de que tú o tu empresa cumplís con tus obligaciones tributarias y no estáis pagando impuestos de menos. 

Esto incluye verificar la correcta declaración de impuestos y la aplicación adecuada de deducciones y beneficios fiscales.

Cada vez es menos frecuente que las inspecciones sean aleatorias y lo habitual es que estén motivadas por irregularidades o incongruencias detectadas en las declaraciones, el sector al que perteneces, devoluciones que has solicitado, denuncias o información facilitada por terceros, inspecciones a tus proveedores o clientes, y análisis internos de Hacienda. 

Estas inspecciones son exhaustivas y pueden incluir desde el análisis de documentos contables hasta visitas presenciales al domicilio fiscal o locales de la empresa.

Principales motivos por los que Hacienda puede inspeccionar tu empresa.

Incoherencia entre tus declaraciones y movimientos bancarios.

Hacienda recibe información de las entidades bancarias y a veces recibes ingresos que hacen saltar todas las alarmas.

Es habitual que recibas ingresos de otras personas en tu cuenta bancaria, pueden ser provisiones de fondos de clientes para hacer frente a gastos suplidos, puede ser que algún familiar, pareja o amigo utilice tu cuenta para recibir los cobros de su TPV —Terminal Punto de Venta, o quizás has recibido un importante préstamo de un familiar, muchas veces desde el extranjero.

O quizás este año has cobrado una factura declarada el año pasado, puede pasar.

Muchas de estas circunstancias tienen explicación, pero al final siempre se trata de probar que el ingreso bancario no es tuyo.

Deducción irregular de gastos. Está entre los motivos comunes por los que Hacienda inspecciona tu empresa.

Este es uno de los motivos más habituales que puede desencadenar una inspección. Hacienda es especialmente rigurosa con los gastos que se declaran como deducibles, ya que algunos empresarios y autónomos cometen el error de incluir gastos personales como si fueran empresariales.

Ejemplos comunes incluyen cuando consideras los gastos del vehículo personal como un gasto de empresa, la deducción de facturas de suministros del hogar sin justificar adecuadamente que el domicilio es el lugar de trabajo, o incluso las dietas que no están documentadas con facturas a tu nombre. 

Para estar protegido, es fundamental separar los gastos personales de los empresariales y conservar toda la documentación que respalde cada gasto que deduces.

Facturas falsas de proveedores que carecen de medios.

En principio podrías pensar que no es cosa tuya cómo obtiene la mercancía tu proveedor o cómo te presta un servicio, por ejemplo, de transporte.

Sin embargo, sí que es cosa tuya.

Tú has pagado a tu proveedor por el banco —no en efectivo—, pero Hacienda investiga a tu proveedor y concluye que carece de medios humanos y materiales suficientes para haberte vendido lo que te ha vendido, a ti y a otros.

En estos casos la AEAT duda de las facturas de gasto que el proveedor te ha expedido. Y tú dirás— ¿Pero cómo puede ser? Si yo he recibido el servicio o la mercancía y la he pagado, y tengo factura de todo.

Pues sí, puede ser. Y te corresponde a ti probar que realmente el cliente te prestó el servicio o te entregó la mercancía. La Agencia Tributaria declara la simulación absoluta de las facturas y considera que te has deducido gastos falsos.

Declaraciones con resultados negativos continuos.

Las empresas que, como la tuya, año tras año declaran pérdidas pueden levantar sospechas en Hacienda. 

Aunque es completamente legal comunicar resultados negativos, si la situación de la empresa lo justifica, cuando esto se repite de forma continuada, Hacienda podría sospechar que se están inflando los gastos o reduciendo artificialmente los ingresos.

Y te inspeccionarán.

Es crucial que las pérdidas declaradas estén respaldadas por documentación contable y que la empresa pueda demostrar que estas son reales. Hacienda pondrá la lupa en los ingresos bancarios y la caja declarada —la caja nunca puede ser negativa.

Tu empresa puede tener pérdidas, puede tener un descubierto en cuenta corriente, pero tu empresa no puede tener caja negativa.

Operaciones vinculadas y valoración de la retribución del socio.

Este es otro clásico. Desde que apareció la normativa de operaciones vinculadas, muchas inspecciones de Hacienda van dirigidas a aumentar la renta del socio en IRPF —que paga cerca del 50%— y disminuir el beneficio de la sociedad —estando el Impuesto sobre Sociedades en un % del 25.

Aumentar la retribución del socio por incumplimiento de la valoración a precio de mercado de las operaciones vinculadas es una forma ágil y sencilla de pasar el beneficio de la sociedad al socio y aumentar tu tributación global.

Solicitudes de devoluciones de IVA elevadas.

Hacienda presta especial atención a tu empresa cuando solicita devoluciones significativas de IVA, ya que esta es un área donde se cometen muchos fraudes fiscales. 

Por ejemplo, cuando el proveedor te emite la factura con IVA que tú deduces, pero después no ingresa en sus declaraciones el IVA que te ha repercutido.

Si necesitas solicitar una devolución de IVA, asegúrate de que tienes todo justificado y claro, en caso contrario, es mejor dejar a compensar para futuros trimestres que te salgan a pagar. 

Además, ten presente que lo más probable es que Hacienda te exija justificantes adicionales o incluso realice una inspección específica antes de aceptar realizar estas devoluciones de importe elevado.

Simulación relativa de la sociedad.

Tu sociedad carece de trabajadores por cuenta ajena y de medios más allá de tu trabajo.

Quizás es una empresa de organización de eventos que no cuenta con un equipo permanente, salvo tú.

En estos casos, la externalización de servicios está mal vista por Hacienda y es frecuente que consideren tu sociedad una sociedad simulada y pasen todo el beneficio de tu sociedad a ti que eres la persona que trabaja en la sociedad.

Descuadres entre declaraciones trimestrales y anuales.

Las incoherencias entre los modelos trimestrales de IVA o retenciones del IRPF y las declaraciones anuales – resúmenes anuales son una bandera roja para Hacienda. 

Estas discrepancias pueden surgir de errores involuntarios en la contabilidad, pero también pueden ser interpretadas como un intento deliberado de evadir impuestos.

Para tener todo controlado, realiza revisiones regulares de tus declaraciones antes de presentarlas y corrige cualquier error detectado lo antes posible. Trabajar con un buen asesor fiscal puede marcar la diferencia.

Las existencias no son para cuadrar la contabilidad.

¿Quién sabe cuánta mercancía hay en el almacén? Y ojalá tu supieses cuánto vale.

Si vendes más de lo que compras, lo normal es que las existencias disminuyan. Y viceversa, si disminuyen las existencias tiene que haber un pico de ventas. Una cosa que compraste hace 10 años y que no tenía salida, ahora se ha puesto de moda. Fantástico si no es algo que caduque.

Lo que va a existencias finales —para mostrar un balance robusto y que el banco te renueve la póliza de crédito— no puede ir a gasto del ejercicio.

Es raro que hagas inventario todos los años y siempre salga a 0, porque eso significa que el 31 de diciembre dejas el almacén vacío o solo con mercancía muy deteriorada o totalmente obsoleta, sin valor.

Lo importante en las existencias es que se vea una tendencia año a año correlacionada con las ventas, y si un año ocurre algo excepcional, ten una explicación para cuando Hacienda te inspeccione.

Denuncias o informaciones de terceros.

Una denuncia de un empleado descontento, un competidor o incluso un cliente puede motivar tu inspección de Hacienda. Los desamores también son aquí un clásico. 

Aunque estas denuncias no siempre tienen fundamento, Hacienda suele darles una oportunidad para verificar su validez.

La mejor forma de protegerte es asegurarte de que tu contabilidad está en orden y que cumples con tus obligaciones fiscales en todo momento. Y tener todo preparado para una visita sorpresa de Hacienda, con o sin autorización judicial.

Mantén registros contables claros y actualizados para responder rápidamente a cualquier requerimiento. Y cuidado con lo que guardas en la caja de fuerte de casa o en la caja de seguridad del banco —aunque esté a nombre de tu madre.

¿Qué puede hacer Hacienda durante una inspección?

Durante tu inspección, Hacienda tiene potestad para revisar toda la documentación contable, fiscal y administrativa de la empresa. Esto incluye facturas, libros contables, nóminas, movimientos bancarios, contratos y cualquier otro documento relevante que tú le facilites. 

Además, los inspectores pueden realizar entrevistas con responsables de tu empresa y visitar las instalaciones físicas.

En caso de visita presencial, es importante saber que Hacienda no puede entrar en tu domicilio fiscal sin tu consentimiento o sin una autorización judicial. Sin embargo, sí pueden inspeccionar locales abiertos al público sin previo aviso.

Consecuencias de una inspección fiscal.

El resultado de tu inspección puede variar desde el archivo del expediente sin regularización hasta la imposición de multas y sanciones millonarias. 

Si Hacienda detecta irregularidades, puede exigirte el pago de tributos adicionales, junto con intereses de demora y posibles sanciones que suelen oscilar entre el 100% y el 150% de la cuota defraudada.

Además, en casos graves donde se superen los límites del delito fiscal —120.000,00 euros—, las consecuencias pueden incluir para ti procesos penales.

Cómo prepararse y actuar ante una posible inspección.

No esperas recibir una inspección de Hacienda, pero estar preparado puede marcar una gran diferencia en cómo afrontas este proceso. 

Tener todo en orden te permitirá responder con rapidez y confianza y también reducirá el estrés asociado a estas situaciones. 

Sigue unas pautas básicas de prevención y actuación.

Organiza tu documentación.

Mantener una contabilidad ordenada y actualizada es la base para que todo fluya como la seda en tu inspección.

Conserva los justificantes de ingresos y gastos, facturas, libros contables, nóminas y otros documentos relevantes al menos durante cinco años, o más en casos específicos como cuando declaras bases imponibles negativas de ejercicios anteriores. 

Una buena práctica para ti es digitalizar estos documentos y guardarlos en un sistema de archivo que permita localizarlos rápidamente. Esto facilitará tu inspección y también te permitirá detectar posibles errores con antelación.

Consulta con un profesional.

Contar con el apoyo de un abogado fiscalista o un asesor especializado puede marcar la diferencia. 

Estos profesionales te ayudan a mantener tu contabilidad en orden y también pueden revisar tus declaraciones y detectar pruebas o áreas que podrían generar desconfianza en Hacienda. 

Además, en caso de recibir una notificación, un experto puede guiarte sobre cómo responder y asistirte durante el procedimiento de inspección. 

La inversión en asesoramiento fiscal es una de las mejores herramientas para garantizar la tranquilidad en tu gestión empresarial.

Conoce tus derechos.

Durante una inspección de Hacienda, es fundamental que estés al tanto de tus derechos y obligaciones. 

Por ejemplo, tienes derecho a no comparecer en determinados casos y tienes derecho a un tiempo razonable para recabar la documentación. 

Si la inspección incluye visitas físicas, recuerda que Hacienda no puede entrar en tu domicilio fiscal sin tu consentimiento o una orden judicial, aunque sí pueden inspeccionar locales abiertos al público. 

Tener claros tus derechos te permite actuar con seguridad y también te protege de abusos o malentendidos.

La importancia de prevenir y asesorarse ante una posible inspección.

Las inspecciones de Hacienda son algo por lo que seguro que pasarán muchas empresas, pero con una gestión adecuada y transparente de tus obligaciones fiscales, puedes optimizar el resultado. 

Recuerda que prevenir siempre será mejor que remediar, y si necesitas asesoramiento, contacta con un experto que pueda guiarte en este proceso.

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