Gastos deducibles en IRPF: cómo defenderlos ante el TEAR si Hacienda niega su afectación

Si Hacienda te ha quitado gastos en el IRPF porque dice que no están vinculados con los ingresos o que no tienen relación suficiente con tu actividad, no conviene responder deprisa con una carpeta de facturas y cuatro frases genéricas.

En estos casos, la clave está en demostrar la afectación real de los gastos a la actividad económica: cómo funciona tu negocio, por qué esos gastos eran necesarios, qué documentos lo prueban y dónde se equivoca Hacienda al leer la operación de forma demasiado estrecha.

Por qué Hacienda rechaza gastos deducibles: el
error de mirar solo la factura

En actividades económicas en estimación directa, Hacienda puede rechazar gastos con una idea aparentemente sencilla: no ve relación suficiente entre el gasto y los ingresos declarados.

El problema es que esa lectura, muchas veces, se queda corta. Un negocio no siempre genera ingresos de forma lineal, sede por sede, mes por mes y factura por factura. Puede haber gastos de preparación, gastos de continuidad, sedes que se mantienen operativas, vehículos usados para repartir producto, inversiones que permiten prestar servicios más adelante o contratos complejos que no se entienden bien si solo se mira el concepto de una factura.

«No se consideran deducibles los restantes gastos por no quedar acreditada su vinculación con los ingresos ni su relación con la actividad».

Esta frase, por sí sola, no cierra el debate. Si tú puedes reconstruir la operativa real del negocio y demostrar que esos gastos estaban conectados con la actividad, tienes margen para defenderlos.

La tesis de defensa: no importa solo el nombre de la factura, importa la realidad del negocio

Uno de los errores más peligrosos de Hacienda aparece cuando interpreta una operación solo por la etiqueta que figura en la factura o en el contrato.

Imagina una actividad que trabaja con instalaciones, marca, know-how, asistencia técnica, franquiciados, venta de productos y servicios prestados en distintas sedes. Si una factura dice “alquiler”, “royalty” o “uso de instalaciones”, Hacienda puede intentar llevar el debate a una categoría estrecha y negar el gasto porque no ve un encaje directo.

Pero tú no tienes que aceptar ese marco si no refleja la realidad. Lo que te interesa explicar es la operación completa: qué servicio se prestaba, qué papel tenían las instalaciones, qué contratos existían, qué ingresos se declararon, qué gastos soportabas y por qué todo eso formaba parte de la actividad económica.

«Aunque la instrumentación contractual y de facturación sea imperfecta o incluso incorrecta, eso no autoriza a la AEAT a desconectar los gastos del local de la actividad efectiva y realmente desarrollada».

Esta idea es importante porque los contratos no se califican solo por el nombre que les pongan las partes. En el escrito del caso que preparamos citamos la Resolución del TEAC 00/05000/2015/00/00, de 20 de octubre de 2016, que recuerda que la calificación debe atender al contenido obligacional y a la verdadera intención de las partes.

«La correcta calificación de un contrato ha de hacerse, no en razón del resultado que, por unas u otras circunstancias, haya llegado a producirse, sino en función del verdadero fin jurídico […] que los contratantes pretendían alcanzar».

También se cita la Sentencia del Tribunal Supremo 4188/2019, ECLI:ES:TS:2019:4188, que insiste en una idea sencilla: los contratos son lo que son según su naturaleza jurídica, no lo que las partes dicen que son.

Traducido a tu caso: si Hacienda se queda en el rótulo de la factura, tú tienes que llevar el debate a la realidad económica y probatoria.

Sedes de la actividad: no tener ingresos un mes no significa dejar de trabajar

Hacienda suele negar gastos de sedes, locales o instalaciones cuando no ve ingresos directos en una ubicación concreta o durante determinados meses.

Pero una sede puede estar afecta a la actividad aunque no genere ingresos todos los meses. Puede servir para mantener instalaciones, preparar servicios, atender clientes, permitir el uso por franquiciados, almacenar productos, desarrollar trabajos previos o sostener la estructura que permite ingresar después.

Por eso, si te discuten gastos de una sede, no te centres solo en una factura. Reconstruye la actividad:

• contratos de servicios, franquicia o colaboración;
• facturas emitidas vinculadas a esa sede;
• licencias, autorizaciones o resoluciones de actividad;
• albaranes, pedidos, comunicaciones o pruebas de uso;
• relación entre la sede y los ingresos de la actividad, aunque no sean mensuales o directos.

En el escrito de alegaciones ante el TEAR que preparamos para nuestros clientes citamos la Sentencia 184/2024 del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, de 15 de marzo de 2024, precisamente para reforzar que la falta de ingresos no equivale automáticamente a falta de actividad.

«La inexistencia de ingresos de la actividad no supone necesariamente la falta de ejercicio de la misma».

La consecuencia práctica es clara: si la sede seguía afectada, si seguía siendo útil para la actividad y si hay prueba suficiente, Hacienda no debería negar sin más los gastos por el simple hecho de no localizar ingresos directos en un periodo concreto.

En el caso analizado, la defensa no se limitaba a decir “había actividad”. Aportaba contratos, facturas, licencias y una explicación del funcionamiento mediante instalaciones y franquiciados. Esa combinación es la que puede marcar la diferencia.

Además, en escrito que redactamos citamos la Resolución del TEAR de Cataluña 17/00669/2019/00/00, de 14 de noviembre de 2019, sobre prestaciones de servicios vinculadas al uso de instalaciones, y la Resolución del TEAC 00/02193/2019/00/00, de 23 de marzo de 2021, sobre la relevancia del know-how y los servicios de apoyo en una relación de franquicia.

También citamos la Resolución del TEAC 00/05763/2021/00/01, de 27 de octubre de 2025, en relación con el lugar desde el que se gestionan actividades vinculadas a la franquicia.

Amortizaciones, inversiones y gastos preparatorios: cómo defenderlos

Otro frente habitual son las amortizaciones de bienes de inversión. Hacienda puede negar su deducción porque considera que no está acreditada la vinculación del bien con la actividad o porque la sede a la que pertenece no generó ingresos.

Aquí conviene evitar una defensa abstracta. No basta con decir que el bien estaba en la contabilidad. Tienes que explicar para qué servía, dónde estaba, qué actividad permitía desarrollar y por qué era razonable incurrir en ese coste.

Por ejemplo, si se instalan placas solares para disponer de electricidad en una sede donde se prepara o desarrolla la actividad, el gasto no debería analizarse como si fuera una inversión aislada. Debe conectarse con la puesta en funcionamiento o mantenimiento de esa sede.

Lo mismo ocurre con materiales, instalaciones, rótulos, acondicionamientos o elementos necesarios para que el negocio opere. Si Hacienda no entiende para qué servían, tu escrito debe explicarlo con documentos y con una narrativa sencilla.

La defensa fuerte no es “esto es deducible porque sí”. La defensa fuerte es: este gasto existe, corresponde a esta sede o a esta línea de negocio, permite esta actividad concreta y queda acreditado con estos documentos.

Vehículo, teléfono, internet y otros gastos: la prueba debe ser coherente

Vehículo afecto a la actividad

El vehículo es uno de los gastos que Hacienda discute con más facilidad, sobre todo cuando se trata de un turismo. La respuesta no puede ser genérica.

Si el vehículo se usa para repartir productos, desplazarse entre sedes, visitar clientes o transportar material, conviene aportar una prueba coherente: pedidos con dirección de envío, ausencia de gastos de mensajería, albaranes, rutas, relación con clientes, facturas emitidas o cualquier documento que haga verosímil ese uso profesional.

En el escrito se cita la Resolución del TEAR de Andalucía 41/07750/2020/00/00, de 27 de diciembre de 2021, que pondera el esfuerzo probatorio de la persona interesada frente a una comprobación poco intensa por parte de Hacienda.

«Ponderando el esfuerzo probatorio de la interesada con la escasa intensidad comprobatoria de la Administración, este Tribunal llega al convencimiento de que dicho vehículo se encuentra exclusivamente afecto a la actividad».

La enseñanza práctica es clara: si Hacienda se limita a sospechar un uso privado, tú debes contraponer una explicación sólida de uso profesional apoyada en documentos.

Teléfono e internet

También puede discutirse el teléfono o internet. Pero si tu actividad usa llamadas, web, e-commerce, atención a clientes, coordinación con proveedores o gestión de pedidos, no tiene sentido aceptar sin más que no existe ningún gasto deducible.

Ahora bien, aquí la proporción importa. A veces no será defendible el 100%, pero sí una parte razonable. Lo importante es que la proporción tenga sentido y que se explique de forma creíble.

Otros gastos agrupados sin explicación suficiente

Otro frente útil aparece cuando Hacienda mete muchos gastos en un anexo y no explica bien por qué cada uno no es deducible.

Si la liquidación no individualiza los motivos, puede haber un problema de motivación. La Ley General Tributaria exige que las liquidaciones se notifiquen con expresión de su motivación.

«Las liquidaciones se notificarán con expresión de […] c) La motivación de las mismas».

Esto no significa que cualquier defecto formal anule automáticamente la liquidación. Pero sí significa que, si no sabes por qué se rechaza un gasto concreto, debes ponerlo de manifiesto. Hacienda tiene que explicar su regularización con un mínimo de precisión.

Qué debes revisar hoy si estás en plazo de alegaciones ante el TEAR

Si ya te han dado puesta de manifiesto del expediente, estás en una fase importante. No es solo un trámite para repetir lo que ya dijiste antes. Es el momento de revisar el expediente completo y ordenar la defensa.

Antes de presentar, revisa esto:

• Qué gastos concretos ha rechazado Hacienda y en qué anexo o apartado aparecen.
• Qué motivo da para cada bloque de gasto: falta de ingresos, falta de afectación, falta de prueba, uso privado, error de calificación o motivación insuficiente.
• Qué documentos ya están en el expediente y cuáles conviene aportar ahora.
• Qué explicación del negocio falta para que el TEAR entienda la operativa real.
• Qué criterio jurídico citado en tu expediente puede ayudarte a ordenar la tesis.

El error sería presentar unas alegaciones como si fueran un resumen de facturas. En este tipo de asuntos, la prueba pesa tanto como el argumento jurídico. Y muchas veces pesa más.

Modelo de alegaciones ante el TEAR tras puesta de manifiesto del expediente

Este modelo sirve para un trámite concreto: alegaciones ante el TEAR después de la puesta de manifiesto del expediente, dentro de una reclamación económico-administrativa contra una liquidación de IRPF.

No es un modelo genérico para cualquier recurso. Está pensado para discutir gastos deducibles de una actividad económica cuando Hacienda los rechaza por falta de afectación, vinculación con ingresos o motivación suficiente. Antes de usarlo, adapta los hechos, los documentos y los bloques de gasto a tu caso real.

AL TRIBUNAL ECONÓMICO-ADMINISTRATIVO REGIONAL QUE CORRESPONDA

D./D.ª [NOMBRE], con NIF [NIF], en su propio nombre y representación, comparece y, como mejor proceda en Derecho,

EXPONE

PRIMERO.- Que se ha interpuesto reclamación económico-administrativa contra la liquidación dictada por la AEAT en concepto de IRPF, ejercicio [EJERCICIO].

SEGUNDO.- Que, dentro de dicha reclamación, se ha notificado la puesta de manifiesto del expediente, concediendo trámite para formular alegaciones y aportar los documentos y pruebas oportunas.

TERCERO.- Que, mediante este escrito, se formulan alegaciones frente a la liquidación impugnada.

ALEGACIONES

PRIMERA.- La regularización practicada por la AEAT rechaza determinados gastos de la actividad económica por considerar que no queda acreditada su vinculación con los ingresos ni su relación con la actividad.

Sin embargo, dichos gastos están afectos a la actividad desarrollada, tal y como resulta de la documentación aportada y de la operativa real del negocio.

SEGUNDA.- En relación con los gastos de [SEDE / LOCAL / INSTALACIONES], se acredita su utilización en la actividad mediante [CONTRATOS / FACTURAS / LICENCIAS / JUSTIFICANTES / OTROS DOCUMENTOS].

La existencia de meses sin ingresos directos no implica, por sí sola, la desafectación de los bienes o instalaciones cuando la actividad se mantiene, se prepara, se reorganiza o se desarrolla a través de clientes, colaboradores, franquiciados o centros vinculados.

TERCERA.- En relación con los gastos de [VEHÍCULO / TELÉFONO / INTERNET / MATERIAL / SERVICIOS], su deducibilidad resulta de su conexión con la actividad económica y de la prueba aportada, especialmente [DESCRIBIR DOCUMENTOS].

CUARTA.- La liquidación no motiva de forma suficiente la exclusión de determinados gastos, limitándose a negar su deducibilidad sin explicar de manera individualizada por qué cada gasto carece de relación con la actividad.

FUNDAMENTOS DE DERECHO

PRIMERO.- Competencia del Tribunal Económico-Administrativo conforme a la Ley General Tributaria.

SEGUNDO.- Legitimación del reclamante para promover la reclamación económico-administrativa.

TERCERO.- Impugnabilidad de la liquidación tributaria y procedencia del trámite de alegaciones tras la puesta de manifiesto del expediente.

CUARTO.- Deducibilidad de los gastos afectos a la actividad económica y necesidad de valorar la prueba en su conjunto.

Por lo expuesto,

SOLICITA

Que tenga por presentado este escrito, por formuladas alegaciones en tiempo y forma y, previos los trámites oportunos, acuerde estimar la reclamación económico-administrativa, anulando y dejando sin efecto la liquidación impugnada, con reconocimiento de la deducibilidad de los gastos discutidos.

En [LOCALIDAD], a [FECHA].

[FIRMA]

El modelo te da una estructura, pero no sustituye el trabajo importante. La parte delicada es explicar los hechos, agrupar bien los gastos, aportar la prueba y conectar cada documento con la actividad.

Si el debate va de afectación, no presentes un escrito que parezca una lista de anexos. Haz que el TEAR entienda por qué esos gastos formaban parte de tu negocio.

Cómo presentar alegaciones al TEAR online

Si ya tienes el escrito preparado, la presentación se realiza a través de la sede electrónica de los Tribunales Económico-Administrativos. En SAEZ.LAW tienes una guía práctica específica para este trámite: presentar alegaciones TEAR online.

Lo normal es que debas acceder al procedimiento de alegaciones, identificar la reclamación, completar los datos que pida el formulario, adjuntar el escrito y firmar la presentación.

Antes de enviar, revisa que el PDF sea el definitivo, que los anexos estén completos, que el número de reclamación sea correcto y que el escrito esté firmado cuando corresponda.

Y no cierres la sede sin hacer esto: descarga y guarda el justificante de presentación. Si algún día tienes que probar que presentaste en plazo, ese justificante puede ser más importante que cualquier captura de pantalla.

Detrás de unas buenas alegaciones hay estrategia, no solo un escrito

Soy Álvaro Sáez, abogado fiscalista. Si Hacienda te ha rechazado gastos en IRPF y ya estás en fase de TEAR, lo importante es revisar el expediente con método: liquidación, anexo de gastos, prueba aportada, documentos pendientes y tesis de defensa.

Unas alegaciones no deberían limitarse a repetir que los gastos son necesarios. Deben explicar la actividad, ordenar la prueba y combatir el razonamiento de Hacienda donde realmente falla.

Reservar consulta fiscal

Si estás en plazo de alegaciones ante el TEAR, no conviene presentar cualquier cosa solo por cumplir. Puede que sea tu mejor oportunidad para ordenar la prueba, explicar la afectación real de los gastos y combatir una liquidación que ha simplificado demasiado la operativa de tu negocio.

Si ya tienes una liquidación de IRPF, una puesta de manifiesto o un plazo abierto ante el TEAR, revisa tu caso antes de enviar el escrito. A veces la diferencia no está en tener razón, sino en saber probarla.