Inteligencia Fiscal: ahorro de impuestos en la Empresa Digitalizada

La digitalización es, desde hace ya un tiempo, una realidad en nuestro día a día, y ahora se presenta como una nueva oportunidad para ahorrarnos impuestos.

Porque, aunque la tecnología pueda ayudarnos con las tareas más sencillas, a nosotros como empresas no nos gusta tener esa sensación de que la Administración Tributaria nos pasa on-line sus patatas calientes. Me refiero a que cuando hablamos de impuestos la digitalización puede y debe estar al servicio de una mayor eficiencia en los negocios. Y la eficiencia fiscal ocupa un lugar destacado.

Estoy hablando de cómo aprovechar la tecnología para ahorrarte impuestos.

Reconozco que yo mismo era reacio a digitalizar mi empresa por miedo a la pérdida de calidad del servicio, la deshumanización del trato al cliente y parecer un contestador automático.

¿Puede ser digital un abogado fiscalista que negocia en inspecciones de Hacienda y recurre ante los Tribunales?

Allá por 2010 me di cuenta de que había nacido para esto, para defender a las personas de la voracidad recaudatoria insaciable de Hacienda. Porque mis padres tienen una gestoría y yo me había criado entre AZs y empresarios preocupados por sus declaraciones de impuestos y, sobre todo, también porque soy un killer en esto de ganarle la partida a Hacienda.

Se me da espectacular esto de ser abogado fiscalista y me lo paso pipa cuando le saco los colores a los inspectores y el Tribunal le da la razón a mi cliente.

Pero, siempre hay un pero. En 2010 el trabajo de abogado fiscalista era una labor muy artesanal. Y artesanal significaba que por muy bueno que yo sea, mi día tiene 24 horas como el de cualquiera y me encanta pasar tiempo con mi familia y amigos, hacer deporte, tocar la batería, leer, viajar y escuchar música. También salgo a correr y hago entrenamiento de fuerza 💪.

Porque quería seguir haciendo lo que hago, pero quería hacerlo mejor. Empecé a buscar la manera de empresarializar mi profesión de abogado fiscalista.

Y la experiencia me ha demostrado que la digitalización es una estrategia de negocio muy exitosa si se hace bien.

En nuestro caso, en saez.law queríamos dos cosas que nos habían dicho que eran incompatibles. Que no se podían hacer a la vez. Y, claro, a mí no hay nada que ponga más que conseguir hacer lo que otros dicen que no se puede hacer.

Queríamos tratar cada caso —cada recurso contra Hacienda, cada inspección de Hacienda— como si fuese único. Porque cada caso es único. No hay dos inspecciones de Hacienda iguales y, si sabéis de lo que va esto, sabéis que esto es así.

Es un problema de volumen y de atención. Hablamos de muchos plazos, opciones procesales, normas fiscales e impuestos aplicables, sentencias, jurisprudencia, doctrina, pruebas, datos contables y bancarios, y un millón de factores más a tener en cuenta. Hablamos de gestionar datos e información, y también de jugar la partida de ajedrez más emocionante de tu vida: una en la que las reglas están todavía por escribir.

Parte de la solución la encontramos aquí: digitalizar desde los procesos.

Y tú me dirás —Bravo 👏 , ¿y cómo se hace esto?

Toca remangarse la camisa, desde aprender SEM a aprender un nuevo lenguaje y subcultura, otra forma de entender la vida: la de los programadores, informáticos, developers y otras razas que pueblan nuestro Universo.

Y, así, nos fuimos metiendo, adentrando más y más en esta cueva de la tecnología y la digitalización. Es un lugar muy frío y a veces también húmedo —te agradezco que no me pidas que te dé muchos detalles.

Y una cosa llevó a la otra y un día surgió nuestra app de contabilidad:

Y te preguntarás — ¿para qué un abogado fiscalista se tiene que meter en estos fregados?

La pregunta no es «para qué» es «por qué» y la respuesta es tan sencilla como sorprendente: porque nos dimos cuenta que haciéndolo nos ahorrábamos impuestos.

Este fue lo que se llama un momento Eureka —momentos de iluminación que conducen a un gran descubrimiento seguidos de una inyección de emoción positiva.

Es más, hoy te cuento cómo utilizamos la tecnología para ahorrarnos impuestos.

Y, además, quiero compartir contigo 3 aprendizajes clave en la gestión de la empresa digitalizada que necesitas aplicar hoy mismo para que tu empresa digital sea sinónimo de ahorro fiscal y, de forma natural, estos aprendizajes te ayuden a optimizar tu fiscalidad.

Peligros de la empresa digitalizada: Antes de empezar

«La primera regla de cualquier tecnología es que la automatización aplicada a una operación eficiente aumentará la eficiencia. El segundo es que la automatización aplicada a una operación ineficiente aumentará la ineficiencia».

— Bill Gates, cofundador de Microsoft.

¿Te han encargado alguna vez una tarea absurda o te han pedido que hagas algo en la forma más ineficiente posible?

Te hablo de cosas como picar datos que luego nadie analiza. O de reportar tareas en las que el report lleva más tiempo que hacer la tarea.

¿Quién no ha escaneado documentos en papel para que luego otro los imprima? Y seguro que recuerdas haber hecho una videoconferencia con la persona que está en el despacho al lado del tuyo.

Es increíble el tiempo que lleva escuchar un audio de 10 minutos que te llega al WhatsApp. Y estoy seguro de que estarás de acuerdo conmigo en que debería estar prohibido enviar e-mails de más de 200 palabras.

El e-mail tampoco es un chat, enviar una carta por Correos tenía la ventaja de que el destinatario no podía responder en el momento y no se enfadaba si tú no le contestabas en el mismo día.

La tecnología amplía, multiplica y potencia las posibilidades que tienes de ser ineficiente en la empresa. Y, como decían en el anuncio, la potencia sin control no sirve de nada.

# Notificaciones electrónicas y facturas. O digital o analógico

El que una misma tarea o proceso se pueda hacer de dos formas distintas significa que tarde o temprano se hará dos veces. Hablamos de las duplicidades, trabajos que en la empresa se hacen dos veces. Con el tiempo y dinero que eso supone.

Elige, ¿Qué es mejor atender a los clientes por e-mail, por WhatsApp o por teléfono? Porque si tú no eliges, el cliente te llamará por teléfono, te enviará un e-mail para que quede por escrito y después un WhatsApp —por si acaso no lees el e-mail 😉.

La eficiente gestión de los documentos fiscales es una de las claves para ahorrarte sanciones tributarias por no contestar requerimientos.

Y también para ahorrarte liquidaciones tributarias que podías haber recurrido, y no lo hiciste porque se te pasó el plazo de un mes.

El artículo 42 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos establece en su apartado 5 que:

«5. Toda notificación cuyo emisor pertenezca al ámbito estatal a que se refiere el artículo 1.2 de este Reglamento se pondrá a disposición del interesado a través de la Dirección Electrónica Habilitada única, incluyendo el supuesto previsto en el artículo 42.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Asimismo, los emisores de ámbito estatal podrán notificar en su sede electrónica o sede electrónica asociada de forma complementaria a la puesta a disposición en la Dirección Electrónica Habilitada única».

Es decir, la Ley obliga en la actualidad a que la AEAT notifique por DEHú, aunque también notifique en papel.

Las sociedades pueden poner el foco en el DEHú y otros sistemas de notificación electrónica, y las personas físicas pueden elegir esperar a que la notificación les llegue en papel — aunque les llegue al e-mail el aviso de notificación, no caduca por el paso de 10 días.

Cuando hablamos de notificaciones el sistema híbrido en papel y electrónico garantiza que alguna notificación se perderá por el camino.

Y, como ejemplo, te puedo citar la Sentencia del Tribunal Supremo 1538/2022, de 21 de noviembre de 2022, recurso número 2802/2021:

«Debe imperar la doctrina relativa al efectivo conocimiento del acto notificado por el interesado: si la notificación en papel es practicada con resultado satisfactorio, no estaremos ante un vicio […] Que exista una notificación anterior en papel no es una cuestión baladí […] Es más, entendemos que Volkswagen admitió implícita y explícitamente que se practicasen las notificaciones en papel puesto que no sólo no formuló ningún tipo de queja o reparo […]  la notificación practicada por medios físicos -soporte papel- es válida…».

Tip: si somos empresa y nos llega una notificación en papel, es mejor quejarse.

Hablamos también de facturas.

El artículo 8 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación establece que:

«1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico…».

Una vez más la Ley nos permite elegir, y mi consejo es que elijas una forma, no ambas. Haz las facturas en papel o electrónicas, pero no de las dos maneras.

Y si quieres potenciar la utilidad de emitir facturas electrónicas, pide a tus comerciales que te suban o envíen las facturas de gastos en formato electrónico.

Para pasarte dos días buscando facturas puedes hacer de esta manera: unas facturas las guardas en el archivador A-Z de uno de tus puntos de venta y otras las dejas en el programa de facturación.

Y para redondear la ineficiencia que quien acceda al programa de facturación no tenga acceso a los archivadores A-Z.

Disculpa la ironía y quien esté libre de pecado que tire la primera piedra 😂.

# La Automatización ahorra impuestos (por sí misma)

El 99 por ciento de la población hacemos dos cosas fundamentalmente en nuestro día a día: trabajar y consumir.

Trabajamos para vivir y vivimos para trabajar. Hay quien habla de dos filosofías de vida, pero para mí son dos caras de la misma moneda.

Quién mejor que la AEAT para explicar con sus estadísticas los números de recaudación tributaria. Es curioso porque para saber cuánto se recauda por cada impuesto te tienes que ir al Excel Cuadros_IART22.xlsx, te ahorro el trabajo y te dejo aquí una imagen:

De mi cosecha he añadido el % que representan los ingresos de cada impuesto sobre el total.

De 255.463 millones de euros recaudados en impuestos en 2022, el IRPF supone el 42,86% que sumado al 32,33% del IVA supone el 75,19% de la recaudación, según la AEAT.

Y si sumamos impuestos especiales, con un papel destacado de los impuestos a los cigarrillos y a la gasolina, nos vamos al 83,11% de la recaudación.

Es decir, que lo que más impuestos paga en España es el trabajo, el consumo, conducir y fumar.

Ahora llega el notición: los ordenadores no fuman, permiten hacer videoconferencias y no tenemos que ir en coche a la ofi —pronto conducirán mientras nosotros estamos de reu on-line—, solo consumen electricidad y trabajan gratis.

Si digitalizas te ahorras impuestos, en concreto entre el 75% y el 85% de todos los impuestos que pagas. Y aquí no tenemos en cuenta lo que se paga de Seguridad Social por cada trabajador.

# Sé eficiente en lo analógico

El veneno está en la dosis. Algo de analógico puede ser eficiente, aunque nos cueste impuestos.

Siempre hay quien se pasa de frenada. Una cosa es ser paperless y otra tener que limpiarse el culo con la pantalla del smartphone.

Hay por cosas que merece la pena pagar Seguridad Social, IRPF e IVA. Lo importante es saber identificarlas.

La buena empresa digitalizada conserva procesos analógicos.

Hay quien dice que esto es muy complicado y da mucho trabajo, yo a esto le llamo «ser empresario». Pensar y darle vueltas a qué se puede digitalizar y qué no, digitalizar bien y organizar el equipo de una forma eficiente, con tecnología, sí, con sentido común, también.

Siempre he creído en la especialización, hasta cuando no era negocio. Me refiero a cuando empecé como autónomo freelance, allá por 2010.

Fui trabajador antes que fraile y llevo desde 2008 como abogado fiscalista. En 2010 era duro rechazar euros porque estaba especializado, era (y sigo siendo) abogado fiscalista no llevaba —ni saez.law lleva— reclamaciones de deuda, ni asuntos societarios. Era tentador, pero fui fuerte 💪.

«Consejos vendo que para mí no tengo». Espero que sí, que sí los tenga. Así, formuló Kant su archiconocido Imperativo Categórico:

«Obra de tal modo que la máxima de tu voluntad pueda valer siempre al mismo tiempo como principio de una legislación universal».

O dicho de otro modo, no quieras para los demás, lo que no quieras para ti. Y aquí un toque de atención a los airbineros. Está bien rentabilizar el ROI de la inversión, pero ponte 🙏en el lugar del que va a pasar la semana en tu vivienda de alquiler por días.

Los trabajadores y las trabajadoras, esas personas que pagan IRPF, IVA y Seguridad Social, son más eficientes —e incluso más felices— si están especializados.

Si haces lo mismo 100 veces, es fácil que a la 101 ya empieces a desarrollar cierta maestría. Los principios de la cadena de producción taylorista o fordismo siguen vigentes.

Y estos principios son la clave para sacar el máximo partido de cada céntimo de IRPF, IVA y Seguridad Social que pagues en tu empresa digitalizada.

Porque esta es la clave de ahorrarse impuestos en la empresa digitalizada: ser eficientes.

El/la más eficiente es el que más vende por cada euro que gasta, y ese/a también es quien más impuestos se ahorra.

¿Y ahora qué 🤷‍♂️?

Hemos crecido. Resolvemos más de +250 casos por año. Presentamos para nuestros clientes más de +3 000 escritos al año. Recibimos y atendemos al año más de +5 000 solicitudes de ayuda con Hacienda. Y estimamos que este año hemos ahorrado más de ±3 500 000 euros en impuestos a nuestros clientes.

Este último dato nos llena de orgullo y satisfacción 👑 porque hemos logrado Ley en mano— y gracias a los tribunales y jueces de nuestro país— proteger de Hacienda —como mastines que protegen al rebaño— 3 500 000 euros que hoy siguen a buen recaudo donde siempre debieron estar, a disposición de las personas y empresas que confiaron en nosotros la defensa de sus litigios tributarios.

Todo esto ha sido posible con la ayuda de la tecnología.

Este es nuestro método, el método de saez.law. Y el siguiente paso es seguir ayudando a más y más personas a defenderse de Hacienda. Y hacerlo cada vez mejor. Siempre de la mano del sentido común que caracteriza al buen empresario y, por supuesto, de la mano de la digitalización.

Te rebelas contra la Injusticia. Te sobran valor y ganas, y buscas cómo hacer valer tus razones frente a la Agencia Tributaria.

Tú o tus clientes estáis bajo la amenaza de una inspección de Hacienda y pintan bastos. Te ayudamos. Negociamos con Hacienda y, si hace falta, recurrimos contra Hacienda.

Porque si tú no te defiendes, ellos ganan.

«Lo único que necesita el mal para triunfar es que los hombres buenos no hagan nada».

— Edmun Burke, escritor, filósofo y político, considerado el padre del liberalismo conservador británico.

Un secreto🤫: hay más formas de ahorrarse impuestos

Y Hacienda lo sabe.

Digitalizar tu empresa puede ser una forma estupenda de ahorrarte impuestos mientras ganas eficiencia. Claro que sí.

Si te han gustado estas ideas y te gusta ver el mundo del ahorro de impuestos desde otros puntos de vista diferentes al clásico curso de Novedades 2023.

Quizás te interese saber que he escrito un libro con estos y otros truquillos para ahorrarse impuestos. Originales de un abogado fiscalista que se dedica exclusivamente a recursos contra Hacienda y a negociar en inspecciones de Hacienda:

«No pagar impuestos para ayudar a los demás».

Siempre para ayudar a los demás, vaya ayudar siempre por delante, le tenía que haber dado la vuelta a título «Ayudar a los demás para no pagar impuestos», ups,… se me ha escapado.

P.D.: No soy asesor fiscal, no hago declaraciones de impuestos, ni contabilidades, ni M&A. Nuestro equipo saez.law tampoco. Es cuestión de principios y, sobre todo, de eficiencia.